On Becoming A Strategic Buyer

puzzlePiecesKetika dulu pertama kali mulai bekerja, ada satu departemen di kantor tempat saya bekerja yang namanya belum pernah saya dengar sebelumnya. Departemen tersebut adalah Purchasing Department. Setelah bertanya kanan kiri jawaban terbanyak yang saya terima ternyata Purchasing Department adalah departemen yang bertanggung jawab mengeluarkan Purchase Order (PO), dan dikepalai oleh seorang Purchasing Manager yang pekerjaannya menandatangani PO. As simple as that. Ketika akhirnya saya dapat kesempatan untuk berkenalan dengan Purchasing Manager di kantor saya dan spend some time untuk berdiskusi di ruangannya, saya perhatikan memang di meja beliau ada setumpuk PO dan sambil berdiskusi beliau ‘nyambi’ menandatangani PO – PO tersebut, dengan hanya sesekali melihat sekilas (bukan membaca dengan seksama) apa yang tertulis di PO sebelum menandatanganinya.

Pekerjaan saya kemudian mengharuskan banyak interaksi dengan perusahaan client-client saya, dan saya berkesempatan untuk mempelajari organisasi perusahan-perusahaan tersebut, termasuk organisasi purchasing/procurement mereka. Menarik ternyata dengan skala perusahaan yang berbeda-beda, purchasing department dan purchasing manager dimana-mana mempunya tugas yang hampir sama yaitu mainly memproduksi dan menandatangani PO saja. Biasanya purchasing department berisikan para buyer yang tugas utamanya adalah negosiasi dengan supplier/vendor dan menerbitkan PO setelah dicapai kesepakatan harga. Makin besar total nilai transaksi perusahaan tersebut dengan para supplier nya, maka biasanya makin banyak pula jumlah buyer dalam purchasing department di perusahaan tersebut.

Dengan job description yang sangat simpel tersebut, pekerjaan sebagai buyer (dan juga purchasing manager) menjadi terkesan sangat tidak strategis, kalah ‘mentereng’ dibandingkan pekerjaan di bagian sales/marketing dan juga production. Tetapi ketika kemudian perjalanan karir saya berikutnya membawa saya untuk mengenal lebih jauh Purchasing Department di salah satu perusahaan telekomunikasi terbesar di Indonesia, barulah saya menyadari betapa Purchasing Department sama sekali bukanlah departemen yang tidak strategis. Dengan nilai transaksi ratusan juta dollar AS setahun, pekerjaan yang dilakukan oleh para buyer menjadi sangat menentukan bagi perusahaan tersebut. Keberhasilan saving dengan persentase yang kecil saja akan menghasilkan peningkatan bottom line keuntungan perusahaan yang bisa jadi lebih significant dibandingkan tambahan revenue hasil kerja keras sales/marketing team.

Ilustrasi berikut ini menunjukkan contoh perhitungan rugi/laba sederhana di suatu perusahaan dimana penghematan 5% dari pengadaan material yang dilakukan oleh Purchasing Department akan menghasilkan peningkatan keuntungan yang sama dengan peningkatan penjualan sebesar 10%.

Picture1

Fungsi strategis dari seorang buyer tidak hanya dari penghematan budget tetapi juga ketepatan pengiriman barang, kualitas dan komitmen dari supplier, serta kecepatan proses pengadaan yang akan sangat menentukan dalam meningkatkan kemampuan berkompetisi dari perusahaan tersebut.  Fungsi strategis inilah yang nantinya akan juga akan memberikan nilai tambah dan penghargaan bagi diri buyer itu sendiri.

Langkah-langkah untuk menjadi seorang Strategic Buyer secara umum adalah sebagai berikut:

  • Pahami dengan baik strategi perusahaan, termasuk strategi investasti dan funding
  • Periksa ulang apakah semua business process yang berkaitan dengan proses pengadaan sudah sejalan dengan strategi perusahaan, dan lakukan perbaikan
  • Jika diperlukan perbaiki, upgrade atau bahkan ganti software aplikasi yang digunakan dalam proses pengadaan
  • Kenali supplier dan partner perusahaan, temukan supplier/vendor yang bernilai strategis bagi perusahaan
  • Buat kontrak perjanjian dengan supplier/vendor strategis yang menjamin kelangsungan pengadaan dalam  jangka panjang dan bersifat win-win tetapi tetap kompetitif
  • Tinjau secara mendalam semua permintaan pengadaan dari semua departemen dan pastikan sesuai dengan strategi perusahaan, termasuk pilihan-pilihan terbaik untuk ‘buy or lease’

Setelah langkah-langkah tersebut dilakukan, bisa jadi dengan adanya kontrak jangka panjang dengan supplier/vendor dan ditambah business process baru yang diharapkan meningkatkan kecepatan proses pengadaan, maka pada akhirnya PO tidak perlu ditandatangani oleh seorang Purchasing Manager. Dengan mengacu pada kontrak yang telah disepakati, PO dapat dikeluarkan langsung oleh user, sementara Purchasing Department cukup melakukan monitoring terhadap proses PO issuance tersebut. Dengan demikian akan terjadi pergeseran fungsi di Purchasing Department dari sekedar proses administratif menjadi fungsi strategis dalam bidang pengadaan.